Als leidinggevende heb je slechts een beperkte hoeveelheid tijd tot je beschikking en een altijd toenemende hoeveelheid taken om uit te voeren. De week is gevuld met vergaderingen, telefoongesprekken, crisissen, afspraken en administratieve bezigheden. Vaak onderschatten we de tijd die het kost om een taak uit te voeren en overschatten we onze eigen productiviteit. Waar gaat het mis? Hoe houd je al die ballen in de lucht? Wat kun je doen om het belangrijke te beschermen ten opzichte van het urgente?
Het probleem van ‘timemanagement’
De reden dat we proberen om onze tijd te ‘managen’ is omdat we precies weten hoeveel we er van hebben; daardoor lijkt het makkelijker om eraan vast te houden. De hoeveelheid taken die we moeten uitvoeren is onuitputtelijk; daardoor vinden we het moeilijker om die te managen. Vaak proberen we zoveel mogelijk te doen in een werkdag. We staan ‘s ochtends vroeg op, rijden naar de zaak en werken de hele dag keihard. Aan het eind van de dag komen we thuis, ploffen we op de bank en vallen we uitgeput in slaap. De volgende dag staan we vroeg op begint deze cirkel opnieuw totdat de tijd ons bij wijze van spreken weer door de vingers is geglipt. En dat is precies het probleem. Tijd valt niet te managen. Een dag heeft 24 uur en een uur 60 minuten, daar is weinig aan te veranderen. De enige manier om deze vicieuze cirkel te doorbeken is te stoppen met het managen van tijd en te beginnen met het managen van taken. Gedrag valt te managen, tijd niet. Om dit te doen dienen we heldere prioriteiten te stellen en een evenwichtig dagritme te creëren.
Verslaafd aan urgentie?
Door betere keuzes te maken kunnen we ervoor zorgen dat we ons gedrag en onze energie optimaal besteden binnen de beschikbare tijd. Alle taken worden immers bepaald door twee factoren: dringend en belangrijk. Dringend houdt in dat het je onmiddellijke aandacht vereist. Deze taken zetten je onder druk omdat ze je bijna dwingen om tot actie over te gaan. Ze maken je ook geliefd bij anderen. Daarnaast zijn ze altijd voorhanden en vaak leuk om te doen. Maar… ze houden je af van de belangrijke zaken. Belangrijkheid heeft te maken met resultaten. Als een taak belangrijk is draagt het bij aan jouw levensvisie, waarden en voornaamste doelstellingen. Belangrijke taken die niet dringend zijn vergen over het algemeen meer initiatief en voorbereiding. Onbewust laten we ons verleiden om aan dringende taken te werken met als gevolg dat de belangrijke taken van onze radar verdwijnen.
Hoe dat komt? Volgens Stephen Covey zijn sommigen onder ons zo gewend aan de stoot adrenaline die vrijkomt bij de bezwering van een crisis of het halen van een deadline, dat we er afhankelijk van worden voor een gevoel van opwinding en energie. “Urgentie voelt gespannen en gejaagd aan, maar kan ook stimulerend werken. We voelen ons nuttig. We ruiken aan het succes. Ons gevoel van eigenwaarde wordt versterkt. En we worden er steeds beter in. Zodra een probleem de kop op steekt, trekken wij onze stoute schoenen aan, laten onze handen wapperen, wassen het varkentje en aan het eind van de dag trekken wij een welverdiende fles wijn of champagne open. Urgentie levert instant resultaten en instant voldoening op.”
Het is lastig om deze afhankelijkheid te doorbreken. Als je bijvoorbeeld gewend bent om de hele dag door je e-mail te lezen, dan stop je daar niet zomaar mee. Aan de ene kant kun je de onrust die dit veroorzaakt missen als kiespijn, aan de andere kant kun je het niet laten om te kijken of er een nieuw bericht binnen is. Wat kun je nog meer doen om het belangrijke te beschermen ten opzichte van het dringende?
Creëer een passende dagorde
Deze les leerde ik van de monniken van het Sint-Adelbertabdij in Egmond-Binnen. De monniken in dit Benedictijnse klooster leven volgens de Regel van Benedictus die aan het begin van de zesde eeuw het evangelie in zijn tijd handen en voeten wilde geven. Benedictus beschrijft het belang van een passende dagorde; waarbij de kunst van het beginnen, volhouden en tijdig stoppen met werken van wezenlijk belang is. Een goed ritme helpt de dag kwalitatief beter te besteden, meer te doen in minder tijd en vooral met minder energie. Dit dagritme zal voor iedereen verschillend zijn, afhankelijk van persoonlijke voorkeur en omgeving, maar dient de volgende onderdelen te bevatten:
- Rusttijd – waarin jij je concentreert op jouw geestelijke gezondheid (en die van je huwelijk / relatie).
- Resultatentijd – waarin jij je richt op jouw unieke visie, je rol en de talenten die je hebt om de organisatie op een hoger niveau te brengen.
- Responsietijd – momenten om anderen, die input van je nodig hebben, in staat te stellen om hun werk te blijven doen en tijd voor administratie.
- Reflectietijd – tijd voor evaluatie en het bepalen welke prioriteiten je dient te stellen.
Het helpt om je dag in te delen in blokken en deze te verbinden aan de bovenstaande categorieën. Eén van de belangrijkste overtuigingen van Benedictus is dat je alleen de dingen moet doen die het waard zijn om te doen. Als je iets doet (wat kennelijk de moeite waard is) dan verdient dit jouw volle aandacht. Met aandacht dingen doen, is een manier om in contact te komen met jezelf, je omgeving en zelfs met God.
De kunst is om aandacht te hebben voor het onderdeel wat er op dat moment het meest toe doet en je niet te laten afleiden. Heb je rusttijd ingepland? Laat je dan niet afleiden door je mail te checken, maar neem de tijd om uit te rusten of te recreëren. Ben je bezig met het behalen van resultaten? Zet dan je telefoon en e-mailprogramma uit en kies een plek waar je rustig kunt werken en de kans op afleiding nihil is. Richt je op één categorie en trek voldoende tijd uit om dat goed te doen. De kunst is om te scheiden wat in elke categorie hoort en dat gescheiden te houden.
Rusttijd
Omdat je slechts kunt geven wat je hebt ontvangen is het belangrijk om allereerst goed voor jezelf te zorgen. Als leidinggevende ben jij het instrument waarmee je andere mensen dient. Een investering in jouw eigen gezondheid heeft direct een positief effect op jouw medewerkers. Voordat ik mijn weekplanning laat volstromen met werkzaamheden blok ik eerst voldoende tijd om te rusten, te ontspannen en tijd door te brengen met mijn vrouw en kinderen. Ik heb nog nooit iemand op zijn sterfbed horen zeggen “Ik wilde dat ik meer tijd op kantoor had doorgebracht”. Daarom gaat mijn eigen gezondheid en die van mijn gezin voor alles. Als je goed bent uitgerust en lekker in je vel zit lukt het beter om een goede prestatie neer te zetten waar anderen profijt van hebben.
Resultatentijd
In deze categorie verricht je jouw hoofdtaken. Deze komen voort uit jouw unieke visie en de rol die je hebt binnen de organisatie. Een directeur bijvoorbeeld is verantwoordelijk voor de visie, strategie en tactiek van het bedrijf waar hij leiding aan geeft. Waar ben jij verantwoordelijk voor? Reserveer voordat de week begint voldoende tijdblokken om je prioriteiten zo goed mogelijk uit te voeren.
E.M. Gray heeft zijn leven lang gezocht naar dat ene kenmerk dat alle succesvolle mensen gemeenschappelijk hebben. Dat was niet geluk, hard werken of goede relaties, al waren dat wel belangrijke voorwaarden. Die ene doorslaggevende factor is met het belangrijkste beginnen. In zijn essay ‘The Common Denominator of Succes’ schrijft hij: “Succesvolle mensen doen dingen waar mislukkelingen een hekel aan hebben; ze beginnen met het belangrijkste. Niet dat mensen met succes dit soort dingen wel leuk vinden, maar ze kunnen hun afkeer ondergeschikt maken aan hun doel.”
Denk goed na wat voor jou de beste plek is om aan jouw belangrijkste taken te werken. Een medewerker wordt gemiddeld genomen eens in de tien minuten gestoord. Voor de meeste leidinggevenden ligt het aantal onderbrekingen een stuk hoger. Als je de tijd hierbij optelt die je nodig hebt om er weer ‘in te komen’ wordt duidelijk dat het de moeite loont om op een plek te werken waar geen afleidingen zijn. Mijn ervaring is dat leidinggevenden tweemaal zo productief en creatief zijn als ze hun hoofdtaken op een plek – meestal buiten kantoor – uitvoeren waar ze niet worden afgeleid. Wanneer je begint met het reserveren van blokken voor rust en resultaten die niet onderbroken worden, kun je je met veel meer plezier inzetten voor anderen en hun vragen.
Responsietijd
In deze categorie ben je er als leidinggevende op gericht om te reageren om mensen die jouw input nodig hebben om hun werk goed te doen. Dit begint met aandachtig luisteren. Benedictijns leven kan als volgt worden samengevat: heel aandachtig luisteren en van harte en daadwerkelijk respons te geven om tot resultaat te komen. Het woord ‘luisteren’ (in het Latijns obsculta of ausculta) heeft een speciale klank. Het gaat om een zeer aandachtig luisteren, zoals wanneer een arts een patiënt met een stethoscoop beluistert (ausculteert). Dit aandachtig luisteren is erop gericht te horen wat een situatie van ons vraagt. Om daarop vervolgens respons te geven.
Is er sprake van geen of slecht resultaat? Dan is er vaak niet of onvoldoende aandachtig opgelet. Door een houding van aandachtig luisteren te ontwikkelen en vervolgens op de juiste wijze te reageren neemt de kans toe dat er een mooi resultaat wordt behaald. Het helpt om jouw responsietaken te bundelen. Als je dit slim aanpakt kan dat flink wat tijd schelen. Een directeur die ik heb gecoacht bespaarde zichzelf vijf uur per week door de telefoontjes die hij gedurende de dag ontving, aan het einde van de dag in één keer te retourneren. Hierdoor had hij de investering voor het coachingstraject al na enkele weken terugverdiend. Het is essentieel voor jou als leider om oplossingen te zoeken zodat medewerkers hun werkzaamheden beter en makkelijker kunnen uitvoeren, maar deze operationele zaken mogen nooit ten koste gaan van jouw hoofdtaken.
Reflectietijd
‘Scherpstellen’ schiet er vaak bij in. Toch is het noodzakelijk om van tijd tot tijd op verschillende onderdelen van het leven te reflecteren. Dit is het moment om aanpassingen door te voeren die nodig zijn om het leven in balans te houden. Er zijn verschillende soorten reflectietijd:
1. Dagelijkse reflectietijd. Het is noodzakelijk om ons dagelijks werk voor te bereiden door de tijd te nemen om er rustig over na te denken, voordat we ons ‘in de strijd’ storten. Tien tot twintig minuten is meestal voldoende. Door dagelijks doelen te stellen en hierop te reflecteren neemt de kans toe dat je ze haalt. De volgende vragen kunnen hierbij helpen: ‘Wat zijn mijn belangrijkste taken voor vandaag? Hoeveel tijd staat er voor welke taak? Heb ik voldoende marge ingebouwd voor onverwachte zaken?’
2. Wekelijkse reflectietijd. Dit zou een routine moeten worden aan het begin of het eind van elke week. Eén tot twee uur reflectietijd per week zullen de kwaliteit en effectiviteit van je werkzaamheden sterk verbeteren. Negentig procent van het succes is immers te danken aan de voorbereiding. Je kunt je bijvoorbeeld afvragen: ‘Plan ik de rust- en resultatentijd die ik nodig heb voor mijn persoonlijke gezondheid en de voortgang van mijn visie en missie? Reageer ik met het hart van een dienaar op degenen die mij het meest nodig hebben? En zo niet – wat moet ik anders doen?’.
3. Maandelijkse reflectietijd. Naast wekelijkse reflectietijd raad ik je aan om elke maand een halve dag naar het strand, een bos of het park te gaan om je persoonlijke DNA te bestuderen. Door eens in de maand uitgebreid de tijd te nemen om te reflecteren, bestaande doelen bij te stellen en nieuwe doelen te formuleren neemt de kans op succes toe.
4. Jaarlijkse reflectietijd. Tot slot adviseer ik je om eens in het jaar op retraite te gaan. Tijdens deze retraite kun je nadenken over jouw dromen en ambities, de taken die hieruit voortvloeien en reflecteren op jouw persoonlijke groei. Als je getrouwd bent of een partner hebt kun je (een gedeelte van) de retraite samen optrekken.
Of jouw organisatie of team nu klein is of groot, als leidinggevende krijg je meer werk toegeschoven dan je aankunt. Sommige zaken kunnen worden genegeerd, sommige gedelegeerd, maar met veel zaken zal je moeten leren jongleren.
Bronnen:
“Een levensregel voor beginners”, 2003 (Wil Derkse)
“Prioriteiten”, 2008 (Stephen Covey)
Image: 123RF
